Work Management - Zufall, Talent oder bereits smart unterwegs?

März 30, 2023

Work Management - Zufall, Talent oder strategisch eingesetzt?

Wie steuerst du Aufgaben im Team? Wie kann Technologie dir helfen, die Koordination von Zeit, Ressoucen, Teams und Tasks zu vereinfachen? Erstaunlich, dass viele Firmen es noch immer mehr oder weniger dem Zufall überlassen, wie ihre Teams arbeiten. Es gibt sie immer noch, die Post-It-Bewirtschafter:innen, andere verwenden eine ToDo-Software oder Excel-Listen. Dabei wird nicht nur viel Energie und Zeit aufgewendet, auch die Datensicherheit und Abstimmung im Team ist meist nicht gewährleistet. Besonders zu Zeiten des Remote- und Hybrid-Arbeitens sind das wichtige Faktoren.

Bei «Work Management» geht es darum, wie Aufgaben im Team verwaltet oder gesteuert werden. Das heisst, wie Arbeit geplant, organisiert, koordiniert, erledigt und überwacht wird. Damit stellen Unternehmen sicher, dass Aufgaben effizient, pünktlich und schlussendlich wie beschrieben erledigt werden. An welchen Hebeln kannst du konkret ansetzen, um das Arbeitsmanagement zu verbessern? In diesem Blogbeitrag schauen wir die wichtigsten Möglichkeiten an, wie Arbeit effizienter gestaltet werden kann, nämlich durch den Einsatz von Technologie, effektiver Kommunikation und klarer Zielsetzung.

Technologie koordiniert und vergisst nichts

Von Projektmanagement-Software bis hin zu Tools zur Aufgabenverfolgung gibt es mittlerweile zahlreiche Hilfsprogramme, mit denen Unternehmen ihre Arbeitsabläufe rationalisieren und die Produktivität steigern können.

Ein Vorteil bei der Verwendung von Technologie für das Arbeitsmanagement besteht darin, dass die Überwachung von Aufgaben in Echtzeit möglich ist. So wird transparent, in welchem Stadium sich eine Aufgabe befindet, wer sie betreut und ob sie auf dem richtigen Weg ist, um rechtzeitig abgeschlossen zu werden. Potenzielle Engpässe oder Verzögerungen können so erkannt und unterstützende Korrekturmassnahmen rechtzeitig ergriffen werden.

Durch die Verwendung von Technologie reduziert sich auch die mentale Belastung: Wir müssen uns nicht darum kümmern, welches die nächsten Schritte sind und wer diese anpacken muss; der Prozess führt uns bereits richtig. Somit werden Prozesse nicht einfach dokumentiert, sondern implementiert. Dokumentationen veralten stets, implementierte Prozesse hingegen funktionieren langfristig. Beispielsweise hilft Projektmanagement-Software dabei, Aufgaben automatisch an Teammitglieder zuzuweisen (z.B. Kanban-Board in Jira) oder die Erstellung von Projektplänen zu automatisieren. So gewinnen wir Zeit für Wichtigeres.

Wie profitieren Firmen konkret von Work-Management-Technologie? Der Nutzen ist vielfältig:

Teams arbeiten effizienter zusammen
Die Belegschaft ist produktiver
Unterstützung des Teams beim Erreichen der Ziele
Mental Load wird reduziert.
Mitarbeitende gewinnen Klarheit darüber, was von ihnen erwartet wird
Reduktion der Tools/Anwendungen, die verwendet werden
Die Anzahl der empfangenen und versendeten Nachrichten der Mitarbeitenden wird reduziert
Langfristige Kostenersparnis
Informationssilos innerhalb eines Unternehmens werden aufgebrochen
Gute Übersicht: Mit wenigen Klicks ist ersichtlich, in welchem Stadium sich welche Aufgaben befinden
Die Einarbeitung neuer Mitarbeitenden ist einfacher
Ausfälle von Mitarbeitenden können einfacher aufgefangen werden, da immer klar ersichtlich ist, was zu tun ist
Niemand muss seine eigene Arbeitsorganisation mitbringen resp. jeweils neu etablieren.

Bahn frei für effektive und fluide Kommunikation

Effektive Kommunikation ist ein weiterer wichtiger Aspekt eines effizienten Arbeitsmanagements. Klare Kommunikation trägt dazu bei, dass Aufgaben richtig verstanden und erledigt werden und hilft, Missverständnisse oder Fehlkommunikation zu vermeiden.

Die Kommunikation am Arbeitsplatz verbessert sich u.a. durch die Nutzung regelmässiger Meetings, beispielsweise Daily oder Weekly Meetings. Zudem lohnt es sich, klare und fluide Kommunikationskanäle zwischen den Teammitgliedern einzurichten und sicherzustellen, dass sich alle ihrer Rollen und Verantwortlichkeiten bewusst sind.

Effektive Kommunikation erfordert auch gutes Zuhören. Es ist wichtig, sicherzustellen, dass die Ideen und Bedenken aller gehört und berücksichtigt werden. Dies führt zu mehr Effizienz und Produktivität.

Der Austausch zwischen den Mitarbeitenden soll hürdenlos und einfach funktionieren. Wo früher E-Mails wie in Einbahnstrassen hin- und her-geschickt wurden, gibt es heute erweiterte Möglichkeiten, welche die flüssige und offene Kommunikation zwischen mehreren Personen ermöglicht. Unkomplizierter Austausch unter allen Beteiligten ist eine Schlüsselvoraussetzung für erfolgreiche Projekte. Bei uns in der YOO vertrauen wir diesbezüglich beispielsweise auf Microsoft Teams und Slack.

Klare Zielsetzung und Aufteilung in Teilschritte

Das Setzen klarer Ziele ist ein weiterer wichtiger Aspekt eines effizienten Arbeitsmanagements. Durch die Festlegung klarer Vorgaben und Ziele können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Teammitglieder genau wissen, worauf sie hinarbeiten. So fokussiert das Team seine Bemühungen und stellt sicher, dass Aufgaben effizient und effektiv erledigt werden.

Zu einer klaren Zielsetzung gehört auch, grössere Ziele in kleinere, überschaubarere Aufgaben aufzuteilen. Dies trägt dazu bei, den Fortschritt sichtbarer zu machen und ermöglicht den Teammitgliedern, Erfolgserlebnisse zu spüren beim Erledigen von Teilprojekten.

Bessere Ergebnisse und mehr Freiraum für Wichtigeres

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass das Arbeitsmanagement ein zentraler Dreh- und Angelpunkt jedes Unternehmens ist. Durch den Einsatz von Technologie, die Verbesserung der Kommunikation und das Setzen klarer Ziele können Unternehmen ihre Produktivität steigern und bessere Ergebnisse erzielen. Dadurch wird viel Energie frei, die wir alle gern für Wichtigeres nutzen.