AI im Procurement: 82% schnellere Prozesse, ROI nach 4 Wochen



Wertvolles Wissen steckte in Köpfen statt in Datenbanken. Manuelle Prozesse und fragmentierte Daten kosteten Zeit, Geld und strategische Chancen. Gemeinsam mit unserem Kunden, einem internationalen Industrieunternehmen, haben wir ihr bestehendes Beschaffungssystem um einen AI-Copilot erweitert. Das System versteht Kontext, verknüpft Wissen und automatisiert Routineprozesse entlang des gesamten Sourcing-Prozesses.


Resultat: Bearbeitungszeit um 82% reduziert, ROI bereits nach vier Wochen erreicht und
51'000 Stunden pro Jahr frei für strategische Aufgaben.

Herausforderung

180 000 Offerten pro Jahr kamen als E-Mails, PDFs oder Tabellen. Jede musste manuell erfasst, verglichen und bewertet werden. Strategisch relevante Fragen zu Lieferanten, Rahmenverträgen oder Spend-Analysen dauerten Stunden. Das bestehende System verarbeitete Transaktionen effizient, verstand aber keinen Kontext und das Potenzial für strategische Wertschöpfung blieb ungenutzt.

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You are on an excellent track with the AI Library. It demonstrates solid software engineering with a pragmatic approach, focused on business value and developer productivity. From this perspective, you have hit the right spot and are well prepared for the future.“ – Microsoft

Lösung

Wir haben das bestehende System um eine Intelligence Layer («AI-Schicht») erweitert. AI-Agenten übernehmen Extraktion, Validierung und Analyse der eingehenden Offerten vollautomatisch. Ein modulares Agent-Framework orchestriert alle Prozesse von der Dokumentenverarbeitung bis zur Ausnahmebehandlung. Der Mensch bleibt zu jeder Zeit eingebunden.


Darüber setzt der Procurement AI-Copilot an: Er verknüpft Daten aus verschiedenen Systemen und beantwortet Fragen direkt in natürlicher Sprache. Technische Basis ist Azure AI Foundry, nahtlos integriert in die bestehende Infrastruktur, ohne neue Systeme oder Medienbrüche.

Outcome

Offerten, die früher 20 Minuten Bearbeitung brauchten, sind jetzt in drei Minuten validiert. 51 000 Stunden pro Jahr, das entspricht 25 Vollzeitstellen, werden nun für strategische Aufgaben genutzt. Die Self-Service-Quote hat sich verdoppelt und Expertenunterbrechungen halbiert. Microsoft bestätigte Architektur und Ansatz, lobte das solide Engineering, den pragmatischen Ansatz und die inspirierende technische Umsetzung. Die modulare Struktur ermöglicht künftige Use Cases schneller und kosteneffizient umzusetzen

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